W dniu 16 czerwca 2023 r. została uchwalona przez Sejm ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która ma na celu wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF. Nowe przepisy będą teraz przedmiotem prac Senatu. Spodziewamy się, że proces legislacyjny zostanie zakończony latem tego roku.

Wszyscy podatnicy, posiadający w Polsce siedzibę oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, od lipca 2024 r. muszą być przygotowani na wejście w życie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Co więcej, na zmiany powinny być przygotowane również te podmioty, które dokonują zakupów w Polsce, aby efektywnie prowadzić biznes na terenie Polski.

Zmiany w zakresie fakturowania

Aktualnie obowiązują trzy rodzaje faktur stosowane przez przedsiębiorców. Faktury papierowe i elektroniczne są od lat wykorzystywane do dokumentowania transakcji w relacjach B2B. Od 2022 r. jest również możliwe wystawienie faktury w formie ustrukturyzowanej poprzez KSeF. W odróżnieniu od dwóch pierwszych form fakturowania, w przypadku KSeF faktury są wystawiane w samym systemie, bez przesyłania tych dokumentów pomiędzy sprzedającym a nabywcą.

Od lipca 2024 r. nastąpi rewolucyjna zmiana z uwagi na wprowadzenie obowiązku stosowania faktury w formie ustrukturyzowanej. To oznacza, że nie będzie już możliwości wystawiania faktury w formie papierowej lub elektronicznej oraz wysyłania jej bezpośrednio do kontrahenta.

Podmioty objęte obowiązkiem KSeF

Mimo początkowych planów pomysłodawców, obowiązek nie zostanie nałożony na wszystkie podmioty zarejestrowane w Polsce jako podatników VAT. Niezależnie od powyższego, KSeF stanie się powszechnym i w gruncie rzeczy jedynym sposobem fakturowania transakcji w relacjach B2B (transakcje z konsumentami, czyli B2C, będą wyłączone z KSeF).

Projekt przepisów, obecnie procedowany w Sejmie, zakłada, że faktury powinny być wystawiane przez podmioty mające w Polsce siedzibę oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. O ile ustalenie siedziby wydaje się zadaniem relatywnie łatwym, o tyle ustalenie istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej może stanowić wyzwanie dla zagranicznych podatników, zwłaszcza gdy działalność jest prowadzona w Polsce w innej formie niż oddział. Warto zwrócić uwagę na to, że obowiązek fakturowania w KSeF dotyczy również wystawiania faktur na rzecz zagranicznych podatników, nie tylko w przypadku transakcji lokalnych, ale również eksportu towarów i usług czy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Przepisy będą dotyczyć wszystkich podatników od 2025 r., kiedy to KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, jak i dla podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione.

Sankcje za nieprawidłowe stosowanie KSeF

Wprowadzenie KSeF to nie tylko obowiązki, lecz także szereg udogodnień, czyli na przykład możliwość uzyskiwania zwrotu VAT w 40 dni (zamiast dotychczasowych 60 dni) czy prostsze rozliczanie VAT wynikającego z wystawionych korekt.

W tym zakresie najbardziej istotne jest jednak ryzyko nałożenia sankcji za nieprawidłowe stosowanie KSeF, które wejdą w życie od 2025 r. W przypadku faktury dokumentującej transakcję opodatkowaną VAT, wysokość sankcji wyniesie 100 procent kwoty VAT na fakturze, a w przypadku transakcji zwolnionej będzie to 18,7 procent wysokości kwoty należności wykazanej ogółem na tej fakturze.

Forma faktury wystawianej w KSeF

Fakturę będzie można wystawić wyłącznie w ustalonej przez przepisy formie, zgodnie ze schematem przedstawionym w ustawie. Nowa forma zawiera ponad 400 elementów, obejmujących zarówno formy obowiązkowe, jak i warunkowo nieobowiązkowe, oraz opcjonalne.

Konsekwencje dla firm

Nowe obowiązki to dla przedsiębiorców przede wszystkim szereg zmian na poziomie operacyjnym. Wbrew pozorom, dotkną one nie tylko działy czy osoby odpowiedzialne za fakturowanie lub księgowość, ale przede wszystkim osoby odpowiedzialne za kluczowe dla biznesu obszary. Pomijając aspekt ww. sankcji oraz spodziewanych ryzyk, temat KSeF powinien być potraktowany priorytetowo również przez osoby zarządzające przedsiębiorstwem z uwagi na jego wpływ na działalnością biznesową przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach może to oznaczać konieczność zaprzestania fakturowania i sprzedaży, a także wiązać się z ryzykiem nieprawidłowego odliczania VAT z faktur zakupowych.

Istotne będzie przygotowanie się na nowe przepisy również w zakresie relacji z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi. Ponadto, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wprowadzenia odpowiednich usprawnień w swoich systemach ERP.

Do wprowadzenia obligatoryjnego systemu KSeF pozostało relatywnie dużo czasu, ale ze względu na skomplikowanie procesu wdrożenia oraz ilość wymaganej pracy należy już teraz odpowiednio przeszkolić pracowników oraz podjąć strategiczne decyzje w zakresie istniejących systemów księgowych i procedur podatkowych. Zapraszamy do zapoznania się z naszym „Niezbędnikiem podatnika”, który może pomóc w przygotowaniu się do nowych obowiązków.

Pobierz Krajowy System e-Faktur: Niezbędnik podatnik