Po długich pracach, 8 czerwca skierowano do pierwszego czytania projekt nowelizacji Kodeksu Pracy. Nowelizacja jest szczególnie istotna dla pracodawców stosujących telepracę lub pracę zdalną na podstawie przepisów Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Ustawa covidowa”).

Projekt ustawy zastępuje pojęcie „telepracy” ujednoliconym pojęciem „pracy zdalnej”. Obejmować ono będzie zarówno dotychczasową „telepracę” (t.j. pracę wykonywaną poza zakładem w sposób regularny) jak i dotychczasową „pracę zdalną” (t.j. tymczasowe rozwiązanie wprowadzone w związku z pandemią) oraz wcześniej nieregulowaną, okazjonalną „pracę zdalną”.

W związku z powyższym ujednoliceniem, po wejściu w życie nowelizacji, pracodawcy dotychczas stosujący telepracę lub pracę zdalną na podstawie Ustawy covidowej będą musieli dostosować jej zasady do nowych przepisów.

Dostosowanie do nowych przepisów będzie szczególnie istotne w odniesieniu do stosowania pracy zdalnej na podstawie Ustawy covidowej. Została ona bowiem dużo bardziej sformalizowana i pracodawcy będą musieli przygotować pakiet dokumentów - również w odniesieniu do pracowników dotychczas wykonujących pracę zdalną (m.in. sformalizowane polecenie wykonywania pracy zdalnej, procedurę ochrony danych osobowych, oświadczenie pracowników o warunkach technicznych, ocenę ryzyka zawodowego i informację o zasadach BHP pracy zdalnej).

Praca zdalna na podstawie polecenia pracodawcy – modyfikacje względem Ustawy covidowej

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy (t.j. tak jak to ma miejsce na podstawie Ustawy covidowej) będzie możliwe w okresie stanu nadzwyczajnego, w okresie epidemii lub stanu epidemicznego oraz przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Ponadto polecenie takie będzie można wydać, w okresie, gdy z powodu działania siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Pracodawcy, którzy w okresie pandemii Covid-19 wprowadzili pracę zdalną na podstawie Ustawy covidowej będą musieli dostosować warunki jej stosowania tak, aby spełniały wymogi wskazane w nowelizacji – w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy.

Konieczne będzie wydanie sformalizowanego polecenia wykonywania pracy zdalnej, które będzie musiało szczegółowo określać zasady wykonywania pracy zdalnej w zakresie m.in.:

• zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną;
• wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za korzystanie z prywatnych urządzeń i materiałów;
• kontroli wykonywania pracy;
• kontroli w zakresie BHP;
• ochrony informacji oraz ochrony danych osobowych.

Ponadto wymagane będzie uzyskanie od pracownika pisemnego lub elektronicznego oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do świadczenia pracy zdalnej.

Dodatkowo, do wykonywania pracy na tej podstawie będą też miały zastosowanie inne obowiązki dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek określenia procedury ochrony danych osobowych i odebrania od pracownika potwierdzenia zapoznania się z tą procedurą).

Okazjonalna praca zdalna

Nowelizacja przewiduje również, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie – na podstawie wniosku pracownika złożonego pisemnie lub elektronicznie. Ten tryb wykonywania pracy zdalnej jest obciążony mniejszą ilością obowiązków po stronie pracodawcy i będzie możliwy również po zakończeniu stanów nadzwyczajnych. Można go będzie jednak stosować jedynie przez okres 24 dni w roku kalendarzowym.

W odróżnieniu od innych podstaw świadczenia pracy zdalnej, w tym przypadku nie będzie m.in.:

• obowiązku zawarcia porozumienia lub ustalenia regulaminu pracy zdalnej;
• obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy;
• obowiązku pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej lub ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnych materiałów i narzędzi pracy.

Natomiast również w tym trybie praca zdalna będzie wymagać spełnienia niektórych innych obowiązków (np. procedury ochrony danych osobowych i odebrania od pracownika potwierdzenia zapoznania się z tą procedurą).

Inne skutki nowelizacji

Pracodawcy stosujący telepracę na dotychczasowych warunkach będą mogli stosować warunki określone w porozumieniu lub regulaminie telepracy przez okres 6 miesięcy po wejściu nowelizacji w życie. Po tym okresie warunki będą musiały zostać dostosowane do przepisów znowelizowanego Kodeksu Pracy.

Ponadto nowelizacja precyzuje wymogi dotyczące pracy zdalnej, np. w zakresie kontroli wykonywania pracy czy obowiązków pracodawcy w zakresie BHP (np. w zakresie prowadzenia oceny ryzyka zawodowego, dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy).

Projekt ten jest w trakcie prac sejmowych i może podlegać zmianom w przyszłości.