Le 19 septembre 2019

• Qui sommes nous?
• Collecte et utilisation de données
• Communications entre vous et Dentons
• Fins auxquelles nous utilisons vos données personnelles
• Motifs pour lesquels nous utilisons vos données personnelles
• Intérêts légitimes
• Motifs pour lesquels nous utilisons des catégories particulières de données
• Avec qui partageons nous vos données?
• Données personnelles au sujet de tiers
• Sécurité
• Où vos renseignements sont ils conservés?
• Combien de temps conservons nous vos données?
• Vos droits
• Droit à l’opposition
• Marketing direct
• Témoins
• Liens vers des sites Web de tiers
• Enfants
• Modification de la présente politique
• Comment communiquer avec nous

Qui sommes nous?

Dentons est un cabinet d’avocats mondial qui sert ses clients partout dans le monde grâce à ses cabinets membres et à ses cabinets affiliés, dont chacun constitue un cabinet d’avocats distinct. Le groupe Dentons (association suisse) ne fournit lui même aucun service, d’ordre juridique ou autre, à sa clientèle.

Les termes « Dentons » et « le cabinet » désignent un ou plusieurs cabinets d’avocats (« nous »/« notre »/« nos »). Le terme « associé » désigne un associé, un membre, un consultant ou un employé exerçant des fonctions et possédant des compétences équivalentes au sein d’au moins un de ces cabinets d’avocats.

Le terme « bureau » (de Dentons) désigne un bureau, un bureau associé, une installation, un cabinet associé ou une entité ayant conclu une alliance spéciale avec notre cabinet d’avocats mondial.

Chaque membre du groupe Dentons recueille des données personnelles. Dans l’Union européenne, ces données sont recueillies principalement par Dentons UK and Middle East LLP (société en nom collectif à responsabilité limitée du Royaume Uni dont le numéro d’enregistrement est le OC322045) et Dentons Europe LLP (société en nom collectif à responsabilité limitée du Royaume Uni dont le numéro d’enregistrement est le OC316822), de même que les membres de leurs groupes. Se reporter à la liste des entités et des bureaux Dentons dans le monde ici.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont Dentons utilise vos données personnelles, veuillez communiquer avec nous à l’aide des coordonnées suivantes :

Par courriel : dpo@dentons.com

Par la poste : Emilia Chantzi Millington – Chef de la protection des données mondiale
Dentons
1 Fleet Place
Londres
EC4M 7WS
Royaume-Uni

Collecte et utilisation de données

Nous recueillons les données personnelles suivantes :

• Coordonnées : votre nom, poste, rôle, société ou organisme, numéro de téléphone (y compris votre numéro de téléphone cellulaire si vous l’avez indiqué), adresse électronique et adresse postale;
• Renseignements d’ordre commercial : les données vous identifiant dans le cadre de dossiers relativement auxquels nous vous représentons, qui vous concernent ou auxquels vous participez;
• Le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous permettent d’accéder au service Dentons Direct et aux extranets de Dentons, ainsi qu’à d’autres services ou plateformes mis à la disposition des clients de Dentons;
• Renseignements provenant de sources publiques : par exemple, LinkedIn et d’autres réseaux ou répertoires professionnels ou des publications Internet similaires;
• Renseignements recueillis dans le cadre d’enquêtes ou de poursuites : lorsque cela est nécessaire aux fins de la tenue de l’enquête ou du déroulement de la poursuite;
• Registre des présences : pour consigner votre présence dans nos bureaux à des fins de sécurité;
• Abonnements/préférences : lorsque vous vous abonnez pour recevoir des documents d’information, des mises à jour ou des bulletins d’ordre juridique, ainsi que les préférences que vous indiquez en matière de consentement, afin de nous aider à définir les documents qui vous intéressent;
• Données recueillies dans le cadre d’événements : votre présence aux événements que nous organisons et les formulaires d’évaluation que vous avez remplis à l’égard de ces événements.
• Données sur les fournisseurs : si vous fournissez des services à Dentons, vos coordonnées et celles de votre société ou organisme et d’autres renseignements à votre sujet ou au sujet de votre société ou organisme;
• Médias sociaux : les publications, les clics sur les boutons « J’aime », les Tweets et vos autres interactions avec nous sur les médias sociaux;
• Renseignements techniques : [lorsque vous accédez au présent site Web et à nos services technologiques, votre adresse IP, votre type de navigateur et sa version (par exemple, Internet Explorer, Firefox ou Safari), votre fuseau horaire, les types de modules d’extension de vos navigateurs et leurs versions, le système d’exploitation (par exemple, Vista, Windows XP ou MacOS), le type d’appareil et le modèle du matériel que vous utilisez, votre adresse MAC, vos identificateurs uniques et des renseignements sur votre réseau mobile];
• Données recueillies en ligne : [lorsque vous accédez au présent site Web et à nos services technologiques, des renseignements sur votre visite, y compris le parcours de navigation jusqu’à notre site Web, sur celui ci et à partir de celui ci (y compris la date et l’heure), des renseignements sur votre réseau, comme des renseignements sur les appareils, les nœuds, les configurations, les vitesses de connexion et le comportement des applications de réseaux, les pages vous avez visionnées ou que vous avez cherchées, le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites et des renseignements sur les interactions avec les pages (tels que les défilements, les clics et le contenu sur lequel la souris a été pointée) et si vous avez cliqué sur des liens en particulier ou ouvert nos courriels].

Dentons ne recueille pas de données personnelles au sujet des activités que vous exercez en ligne sur les sites Web de tiers ou au moyen de services en ligne de tiers.

Dentons pourrait devoir obtenir les données personnelles suivantes :

• catégories particulières de données personnelles : les restrictions alimentaires, les besoins particuliers liés à un handicap ou des exigences similaires à respecter dans le cadre d’événements ou de réunions. Si vous ne nous fournissez pas ces renseignements, nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à vos besoins ou de respecter vos préférences;
• casier judiciaire : si les lois nationales le permettent et qu’il est approprié d’obtenir de tels renseignements, par exemple si vous avez commis une infraction criminelle par le passé (ou dans le but de confirmer que vous n’avez pas de casier judiciaire).

Les données dont il est question ci dessus nous sont fournies par vous, votre employeur, la société ou l’organisme qui est notre client ou des fournisseurs de services de vérification qui nous aident à remplir les obligations que la loi nous impose quant à la tenue de vérifications en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, de vérifications des listes des personnes et entités frappées de sanctions et d’autres types de vérifications prévus par la réglementation.

Communications entre vous et Dentons

Nous pouvons en outre recueillir les renseignements que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de vos communications avec nous. Ne nous envoyez aucun renseignement confidentiel tant que nous ne vous avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons ou que nous représentons votre société ou organisme. Les courriers électroniques non sollicités provenant de personnes qui ne sont pas des clients ne créent pas une relation avocat client. Ils pourraient ne pas être protégés par des obligations de confidentialité et, par conséquent, pourraient être communiqués à des tiers. 

Fins auxquelles nous utilisons vos données personnelles

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Prestation de services : vous fournir des conseils et des services d’ordre juridique, y compris le service Dentons Direct, les extranets et d’autres outils technologiques;
• Relations d’affaires : gérer et administrer la relation que nous entretenons avec vous ou votre société ou organisme, y compris consigner les coordonnées professionnelles, les services et les paiements de manière à pouvoir personnaliser les services que nous vous offrons, renforcer notre relation et cibler nos campagnes de marketing et de promotion;
• Communication : vous envoyer des courriers électroniques, des bulletins et d’autres messages afin de vous tenir au courant de l’actualité juridique, de l’évolution des marchés et de nos services;
• Événements : organiser des exposés juridiques, des tables rondes et d’autres événements;
• Sondages effectués auprès des clients et évaluations : demander aux clients d’évaluer les événements auxquels ils ont assisté, organiser des exercices d’écoute des clients, tenir compte des préoccupations soulevées par les clients et tenter de trouver une solution aux problèmes qui en découlent;
• Conformité des clients sur le plan juridique : effectuer des vérifications diligentes des clients (en vertu des exigences des lois et des règlements applicables en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, de vérification des listes de personnes et entités frappées de sanctions et de prévention et de détection du crime), ce qui pourrait comporter des vérifications automatisées qui ont pour but de nous assurer que les clients et leurs représentants qui communiquent avec nous existent véritablement et de prévenir la fraude ou le crime. Nous pourrions ne pas être en mesure d’accepter des instructions de votre part et de vous représenter si vous ne nous fournissez pas les renseignements dont nous avons besoin pour effectuer ces vérifications;
• Surveillance du site Web : vérifier si le site Web et nos autres services technologiques sont utilisés de façon appropriée et optimiser leur fonctionnement;
• Sécurité des lieux : assurer la sécurité de nos bureaux et d’autres lieux (habituellement en vous demandant votre nom et vos coordonnées au moment où vous entrez dans les immeubles où se trouvent nos bureaux);
• Sécurité en ligne : protéger nos ressources informatiques et nos plateformes technologiques contre un accès ou une utilisation non autorisé et nous protéger contre les logiciels malveillants et d’autres menaces d’atteinte à la sécurité;
• Réglementation : remplir les obligations qui nous incombent à titre de cabinet d’avocats en vertu des lois et des règlements applicables, y compris nos obligations d’audit, de vérification et d’information;
• Gestion des fournisseurs : gérer nos fournisseurs de services;
• Intérêts légitimes : protéger nos intérêts commerciaux légitimes dont la liste est donnée à la rubrique intitulée « Intérêts légitimes » ci après.

Motifs pour lesquels nous utilisons vos données personnelles

Nous traitons vos données personnelles pour un certain nombre de motifs, notamment les suivants :

• vous nous avez donné votre consentement (par exemple, lorsque vous avez partagé des renseignements à certaines fins);
• lorsque nous devons le faire pour remplir les obligations qui nous incombent en vertu des lois et des règlements applicables (par exemple, afin d’effectuer des vérifications en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et des vérifications de clients obligatoires ou afin de communiquer des renseignements aux autorités chargées de l’application de la loi);
• lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’une réclamation en droit;
• lorsque cela est nécessaire afin de protéger nos intérêts commerciaux légitimes ou ceux d’un tiers, à la condition que cela ne porte pas atteinte aux intérêts ou aux droits que vous avez à titre de particulier. La liste de nos intérêts légitimes est présentée ci après.

Intérêts légitimes

Nos intérêts commerciaux légitimes visent les éléments suivants :

• fournir des services juridiques;
• gérer notre entreprise et les relations que nous entretenons avec vous ou votre société ou organisme;
• comprendre les demandes de renseignements et les évaluations des clients et y donner suite;
• comprendre la manière dont nos clients utilisent nos services et nos sites Web;
• définir ce que nos clients veulent et renforcer la relation que nous entretenons avec vous ou votre société ou organisme;
• améliorer nos services; 
• obtenir des renseignements d’autres cabinets d’avocats Dentons au sujet de clients que nous avons en commun;
• appliquer les modalités de notre mandat, celles de notre site Web et les autres modalités applicables;
• nous assurer que nos systèmes et nos bureaux sont sécuritaires;
• gérer notre chaîne d’approvisionnement;
• renforcer nos relations avec nos partenaires commerciaux;
• nous assurer que les dettes sont réglées;
• appliquer des filtres afin de vous exclure du marketing direct si vous vous désabonnez; 
• partager des données dans le cadre d’opérations d’acquisition et de transfert conclues au sein de notre entreprise. 

Motifs pour lesquels nous utilisons des catégories particulières de données

Dans l’Union européenne et dans certains autres territoires, le terme « catégories de données particulières » désigne des données sensibles comme les données révélant vos origines raciales ou ethniques ou vos croyances religieuses ou concernant votre santé. Nous pourrions également recueillir des données au sujet de déclarations de culpabilité à des actes criminels dont vous pourriez avoir fait l’objet. Nous traitons ces données dans les situations suivantes :

• nous avons obtenu votre consentement explicite pour les traiter dans une situation particulière; 
• cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne (par exemple, en cas d’urgence médicale);
• vous avez manifestement rendu les données publiques (par exemple, vous les avez publiées sur des médias sociaux);
• cela est nécessaire dans le cadre d’une réclamation en droit (par exemple, des poursuites en justice);
• cela est nécessaire pour un motif d’intérêt public important (par exemple, afin d’empêcher ou de détecter des actes illégaux);
• dans la mesure où les lois applicables le permettent, à l’extérieur de l’Union européenne et des autres territoires où ces restrictions s’appliquent.

Avec qui partageons nous vos données?

Nous partageons vos données avec les tiers suivants :

• les cabinets membres de l’association suisse créée par Dentons, y compris les membres de leur direction et de leur personnel, les avocats et les entrepreneurs, afin de fournir des services juridiques;
• nos fournisseurs, y compris les fournisseurs de services de technologies de l’information et de communication, les fournisseurs de services de soutien à l’entreprise externalisés, les agences de marketing et de publicité, les fournisseurs de services de sauvegarde et de reprise après sinistre et les fournisseurs de services juridiques externalisés. Nos fournisseurs doivent respecter des normes minimales en ce qui a trait à la sécurité des renseignements et obtiennent uniquement les données dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions;
• les centres de services partagés exploités par Dentons ou des tiers, y compris aux fins de l’accueil des nouveaux clients, des services de technologies de l’information, du marketing, de la gestion des risques et des services de soutien offerts aux différents bureaux;
• d’autres cabinets d’avocats, y compris les cabinets membres du Réseau de recommandations Nextlaw de Dentons, d’autres cabinets d’avocats locaux, des avocats portant le titre de « barristers », des témoins experts, des arbitres et des médiateurs;
• les autorités chargées de l’application de la loi, les organismes de réglementation ou d’autres autorités compétentes, conformément aux exigences des lois applicables ou aux pratiques exemplaires;
• les parties appropriées en cas d’urgence, en particulier s’il s’agit de protéger nos clients et les membres de notre personnel et d’assurer leur santé et leur sécurité ainsi que la sécurité des sociétés avec lesquelles nous traitons;
• votre société ou organisme, dans le cadre des services juridiques que nous lui fournissons;
• nos fournisseurs de services de vérification, afin que nous puissions remplir les obligations qui nous incombent en vertu des lois et des règlements applicables en matière de prévention du crime, de lutte contre le blanchiment d’argent, de vérification des listes de personnes et entités frappées de sanctions et d’autres vérifications requises;
• les réseaux de publicité et les fournisseurs de services d’analyse, afin de concevoir et d’afficher nos publicités sur notre site Web, dans des applications et dans d’autres outils de médias sociaux;
• des tiers, dans le cadre de l’acquisition ou du transfert d’une partie de notre entreprise ou d’une restructuration de celle ci;
• d’autres délégués, lorsque votre nom figure sur la liste des participants à des événements auxquels vous avez indiqué que vous prévoyiez assister.

Données personnelles au sujet de tiers

Dans certains cas, vous pourriez nous fournir des données personnelles au sujet d’autres personnes (comme vos clients, administrateurs, dirigeants, actionnaires ou propriétaires véritables). Vous devez vous assurer d’en aviser ces personnes en bonne et due forme et d’avoir obtenu leur consentement au préalable.

Sécurité

Nous protégeons vos renseignements au moyen de mesures de sécurité matérielles, techniques et administratives. Toutefois, la transmission de renseignements par Internet n’est pas entièrement sûre. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez et vous nous les transmettez à vos propres risques.

Où vos renseignements sont ils conservés?

Nous sommes un cabinet d’avocats mondial. Vos renseignements pourraient être transférés à l’extérieur du territoire ou de la région où vous vous trouvez. Les lois régissant la protection des données varient selon le pays et celles qui s’appliquent aux États Unis et ailleurs ne sont pas équivalentes à celles qui s’appliquent, par exemple, dans l’Union européenne et dans certains autres territoires. Dentons prend les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements conformément aux exigences en matière de protection des données applicables dans chaque localité où elle est présente. Pour ceux qui travaillent au sein de nos cabinets situés dans l’Union européenne, par exemple, Dentons met en application des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne conformément à l’alinéa 46(2)c) du Règlement général sur la protection des données. Pour obtenir des exemplaires des clauses contractuelles types qui s’appliquent aux données européennes, veuillez communiquer avec nous.

Combien de temps conservons nous vos données?

Nous conservons généralement vos renseignements le temps nécessaire pour fournir nos services juridiques et nous occuper des réclamations. Cela dépend d’un certain nombre de facteurs, par exemple si vous ou votre société ou organisme êtes ou non un client existant ou si vous avez réagi à des envois ou à des bulletins expédiés récemment à des clients ou assisté récemment à des événements. Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire pour remplir les obligations juridiques, comptables ou réglementaires qui nous incombent. Nous conservons généralement les renseignements pendant trois à 15 ans.

Vos droits

Si vous travaillez au sein de l’un de cabinets situés dans l’Union européenne ou dans certains autres territoires où des règles similaires s’appliquent, vous disposez de certains droits en ce qui a trait à vos renseignements. Les droits dont vous disposez et la manière dont vous pouvez les exercer sont décrits ci après.

Certains de ces droits s’appliquent uniquement dans certaines circonstances. Si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre de ces droits, ou en discuter, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des données qui est indiquée au début de la présente politique.

• Accès : Vous avez le droit de nous demander si nous traitons vos données et, dans l’affirmative, vous pouvez demander d’avoir accès à vos données personnelles. Vous recevrez alors une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et certains autres renseignements s’y rapportant.
• Correction : Vous avez le droit de demander que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient corrigées si elles sont incomplètes ou inexactes.
• Suppression : Vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de retirer des données personnelles à votre sujet dans certaines circonstances. Il existe des circonstances exceptionnelles dans lesquelles nous pourrions refuser une telle demande, par exemple si ces données personnelles sont requises par la loi ou dans le cadre de réclamations.
• Restriction : Vous avez le droit de nous demander de suspendre le traitement de certaines de vos données personnelles, par exemple si vous souhaitez établir leur exactitude ou les motifs pour lesquels nous les traitons.
• Transfert : Vous pouvez nous demander de vous aider à demander le transfert de certaines de vos données personnelles à une autre partie.
• Opposition : Nous traitons vos données personnelles afin de protéger nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers), mais vous pouvez contester notre droit de le faire. Toutefois, nous pourrions avoir le droit de continuer à traiter vos renseignements. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos renseignements personnels à des fins de marketing direct.
• Décisions automatisées : Vous pouvez contester une décision automatisée prise à votre sujet si cela a des répercussions juridiques ou des répercussions similaires notables et demander que la décision soit réexaminée. 
• Consentement : Si nous traitons des données personnelles avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des données qui est indiquée au début de la présente politique, par écrit, à l’adresse électronique pertinente. 

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité chargée de la protection des données, en particulier dans l’État membre de l’Union européenne où vous résidez habituellement, où nous nous trouvons ou où il est allégué que des lois en matière de protection des données ont été violées. Au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès du bureau du Commissaire à l’information (Information Commissioner) (par téléphone au 0303 123 1113 ou à l’adresse www.ico.org.uk).

Droit à l’opposition

Si vous travaillez au sein de l’un de nos cabinets situés dans l’Union européenne ou dans certains autres territoires où des règles similaires s’appliquent, vous pourriez avoir le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos renseignements dans certaines circonstances. Vous pouvez vous y opposer lorsque nous traitons vos renseignements personnels afin de protéger nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers). Toutefois, nous pourrions avoir le droit de continuer à traiter vos renseignements afin de protéger nos intérêts légitimes ou si cela est nécessaire dans le cadre de réclamations en droit. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos renseignements personnels à des fins de marketing direct.

Marketing direct

Comme il est décrit ci dessus, vous pouvez vous désabonner des messages de marketing direct que nous vous envoyons à quelque moment que ce soit.

Nous pouvons utiliser les renseignements que vous nous fournissez sur notre site Web ou par d’autres moyens à des fins de marketing direct, afin de vous envoyer des courriers électroniques, des bulletins ou d’autres messages pour vous tenir au courant de l’actualité juridique, de l’évolution des marchés et de nos services, y compris au sujet d’événements dont nous pensons qu’ils pourraient vous intéresser.

Vous pouvez vous désabonnez des messages de marketing direct que nous vous envoyons à quelque moment que ce soit. Pour ce faire, modifiez vos préférences en matière de marketing sur la page des paramètres de votre compte en ligne en cliquant sur le lien « Se désabonner » qui figure à la fin des messages de marketing que nous vous envoyons ou en communiquant avec la chef de la protection des données.

Témoins

Nous utilisons des témoins qui identifient votre navigateur. Lorsque vous visitez notre site Web, ces témoins recueillent et stockent des renseignements sur l’utilisation que vous en faites. Ces renseignements, que nous utilisons aussi à des fins d’analyse, nous permettent de consigner l’utilisation que vous faites du site Web et de vous offrir un meilleur service et une expérience plus agréable lorsque vous naviguez sur le site Web. Les données personnelles que nous recueillons grâce à ces technologies sont également utilisées pour gérer votre session. 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les témoins et la manière dont nous les utilisons, veuillez vous reporter à notre politique d’utilisation des témoins.

Liens vers des sites Web de tiers

Nos sites Web, nos bulletins, nos mises à jour par courriel et nos autres communications pourraient comporter des liens vers des sites Web de tiers. Les données personnelles que vous fournissez par l’intermédiaire de ces sites Web ne sont pas assujetties à la présente politique en matière de protection des renseignements personnels et nous ne sommes pas responsables de la manière dont ces sites Web traitent vos données personnelles.

Si vous suivez un lien vers un autre site Web, veuillez noter que celui ci a ses propres politiques en matière de protection des renseignements personnels qui énoncent la manière dont ils recueillent et traitent vos renseignements lorsque vous les visitez.

Enfants

Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements auprès de personnes qui ont moins de 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, vous ne pouvez nous fournir aucune donnée personnelle.

Modification de la présente politique

La présente politique peut être modifiée de temps à autre.

Si nous modifions un élément important de la présente politique (par exemple, les renseignements que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons ou les motifs pour lesquels nous les utilisons), nous mettrons ces modifications en évidence au début de la politique et vous fournirons un lien évident vers celles ci pendant une période raisonnable après la date à laquelle les modifications auront été apportées.

Comment communiquer avec nous

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont nous gérons les données personnelles que nous détenons à votre sujet, veuillez communiquer avec nous, aux coordonnées indiquées au début de la présente politique.