Con el objetivo de contribuir a la planeación anual de las obligaciones legales de su compañía o sucursal en Colombia, Dentons comparte una circular que describe de forma general las principales obligaciones corporativas que deberán cumplirse durante el 2022.
Preparar los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre del año 2021, los cuales deben ser firmados por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal, esto último en caso de ser aplicable. La matriz o controlante, además de preparar estados financieros de propósito general individuales, debe preparar Estados Financieros consolidados que presenten la situación financiera tanto de la matriz o controlante como de sus subordinadas, en los términos del Artículo 35 de la Ley 222 de 1995. Cuando la matriz o controlante no esté domiciliada en Colombia, sólo procede la consolidación de las entidades subordinadas en Colombia y, de acuerdo con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, conviene realizar la consolidación por medio de la subordinada que tenga mayor patrimonio.
La obligación de preparar Estados Financieros también es aplicable a las sucursales de sociedades extranjeras ubicadas en Colombia.
La causal de disolución por pérdidas que reduzcan el patrimonio por debajo del 50% del capital fue reemplazada por una nueva causal consistente en el no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha (Artículo 4 de la Ley 2069 del 31 de diciembre de 2020). La nueva causal de disolución se encuentra suspendida hasta el 16 de abril de 2022, en virtud del Artículo 15 del Decreto 560 de 2020 y del Artículo 16 del Decreto Legislativo 772 de 2020, y en consideración a lo indicado en la Ley 2069 que establece que “las menciones realizadas en cualquier norma relativas a la causal de disolución por pérdidas se entenderán referidas a la presente causal”.
Cuando se pueda verificar razonablemente el acaecimiento de la nueva causal, los administradores deben (i) abstenerse de realizar cualquier acto que no esté relacionado con el curso normal del negocio; y (ii) convocar de inmediato a la Asamblea de Accionistas para informar tal circunstancia. Los administradores también deben convocar a la Asamblea de Accionistas cuando exista un deterioro del capital y un riesgo de insolvencia. En caso de que los administradores no convoquen a la Asamblea de Accionistas en tales eventos, serán solidariamente responsables de los perjuicios causados a los accionistas o terceros.
El Decreto 854 de agosto de 2021 establece que la causal de disolución por no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha se verificará por parte de los administradores sociales al momento de elaborar los Estados Financieros de propósito general al cierre del ejercicio. Si la administración concluye que no se cumple la hipótesis, los estados financieros deben prepararse sobre esa base. De esta forma, si éstos se preparan considerando que la hipótesis de negocio en marcha no se cumple, los mismos deberán ser presentados al máximo órgano social en la reunión ordinaria, con la información completa y documentada que soporta la evaluación de la administración, para que se tomen las decisiones correspondientes por parte de dicho órgano.
Los administradores deben establecer la existencia de deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia, aplicando las razones financieras o indicadores pertinentes, según el modelo de negocio y los sectores en los cuales la sociedad desarrolla su objeto social. Los administradores utilizarán al menos los siguientes indicadores como referencia:
Esta obligación también es aplicable a las sucursales de sociedades extranjeras ubicadas en Colombia.
Antes del 31 de marzo de 2022, se debe renovar la matrícula mercantil de la sociedad y de los establecimientos de comercio en la Cámara de Comercio del domicilio social. El incumplimiento de esta obligación podrá dar lugar a la imposición de multas por hasta 17 salarios mínimos legales mensuales vigentes (“SMLMV”) (COP$17.000.000 aprox. US$4,358).
Adicionalmente, la sociedad debe depositar los Estados Financieros ante la Cámara de Comercio del domicilio social, junto con las notas y el dictamen del Revisor Fiscal, en caso de ser aplicable, dentro del mes siguiente a la fecha de la aprobación por parte de la Asamblea de Accionistas. Si la sociedad está obligada a presentar los Estados Financieros a la Superintendencia de Sociedades, no deberá depositar los Estados Financieros ante la Cámara de Comercio (ver Sección 8 más adelante).
Estas obligaciones también son aplicables a las sucursales de sociedades extranjeras ubicadas en Colombia.
La reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas de 2022, respecto del ejercicio fiscal 2021, debe celebrarse en la fecha prevista en los estatutos de la compañía, que, por regla general, es dentro de los 3 primeros meses de cada año, con el fin de aprobar los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2021 y los informes de los administradores.Para este efecto:
Para facilitar la realización de la Asamblea de Accionistas o Junta Directiva se pueden llevar a cabo reuniones no presenciales o por consentimiento escrito, de acuerdo con lo previsto en los Artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995 y en el Decreto 398 de 2020.
Esta obligación no es aplicable para sucursales de sociedades extranjeras.
En los casos en que exista Grupo Empresarial en los términos del Artículo 28 de la Ley 222 de 1995, tanto los administradores de la(s) sociedad(es) controlada(s) como los de la controlante deberán presentar un Informe Especial a la Asamblea de Accionistas, en el que se expresará la intensidad de las relaciones económicas existentes entre la controlante y sus filiales o subordinadas con la respectiva sociedad controlada (Artículo 29 de la Ley 222 de 1995).
El Informe Especial, que se presentará en las fechas señaladas en los estatutos o la ley para las reuniones ordinarias, deberá dar cuenta, cuando menos, de los siguientes aspectos:
Será obligatorio designar Revisor Fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre de 2021 sean o excedan el equivalente de 5.000 SMLMV (COP$4.542.630.000 aprox. US$1,164,777) y/o cuyos ingresos brutos durante al año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a 3.000 SMLMV (COP$2.725.578.000 aprox. US$698,866).
Las sucursales de sociedades extranjeras están obligadas a contar con Revisor Fiscal de forma permanente.
Las sucursales del régimen especial (petróleo, gas natural, carbón, ferroníquel o uranio y las sucursales dedicadas exclusivamente a prestar servicios inherentes al sector de hidrocarburos), deberán informar la actualización de las cuentas patrimoniales mediante la transmisión del formulario “Conciliación Patrimonial - Régimen Especial” y el registro de la inversión suplementaria al capital asignado con el Formulario “Declaración de Registro de Inversión Suplementaria al Capital Asignado”, a través del Nuevo Sistema de Información Cambiaria del Banco de la República. En todo caso, se debe informar la actualización de las cuentas patrimoniales, así no se hubiere efectuado inversión suplementaria al capital asignado durante el periodo de informe.
El plazo para informar la actualización de las cuentas es de 6 meses contados a partir del cierre contable a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior y en todo caso, antes del 30 de junio del 2022.
Además de las causales especiales de vigilancia previstas en el Capítulo 1 del Título 2 del Decreto 1074 de 2015, en 2022 quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras que, a 31 de diciembre del año 2021, registren:
La vigilancia iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponde el respectivo cierre contable. Por lo tanto, si en abril de 2022 se verifica que, conforme el cierre de ejercicio 2021, se cumple alguno de los topes, la sociedad o sucursal de sociedad extranjera quedará sometida a vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y deberá cumplir con las obligaciones propias de una sociedad vigilada.
Por mandato del Artículo 289 del Código de Comercio, las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras sometidas a vigilancia o control están obligadas a remitir los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2021, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia.
Por mandato del Artículo 83 de la Ley 222 de 1995, las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras sometidas a inspección y que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, están obligadas a remitir los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2021.
Los Estados Financieros solicitados deben presentarse certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los Artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control que, a 31 de diciembre de 2021, determinen que no cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha o se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 de 9 de noviembre de 2018:
https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/informes_empresariales/Documents/CircularExtena100-000006del9-11-2018.pdf
La presentación de la información debe efectuarse a través del portal empresarial de la Superintendencia de Sociedades. Las fechas de presentación empiezan a partir del 5 de abril de 2022 y están establecidas de acuerdo con los 2 últimos dígitos del NIT de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera (sin incluir el dígito de verificación (DV)), de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 100-00016 del 17 de noviembre de 2021 de la Superintendencia de Sociedades. Estos plazos son improrrogables.
Las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras deberán acompañar los Estados Financieros de fin de ejercicio con los siguientes documentos adicionales, los cuales deben ser enviados en las fechas previstas en la mencionada Circular Externa:
El no aportar los documentos adicionales en los plazos establecidos dará lugar a las sanciones pertinentes, en la medida que los Estados Financieros de Propósito General solo se entenderán por recibidos con la presentación de todos los documentos adicionales enunciados.
Las entidades empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio, también deben presentar los Estados Financieros Consolidados, así como los documentos adicionales a los Estados Financieros Consolidados.
Para mayor información sobre la forma y plazo en los que debe presentarse esta información, puede consultar la Circular Externa 100-00016 del 17 de noviembre de 2021 de la citada Superintendencia:
https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular_100-000016_de_17_de_noviembre_de_2021.pdf
Las sociedades sometidas a vigilancia o control deben presentar el Informe 42 de prácticas empresariales correspondiente al año 2021 en las fechas de vencimiento establecidas en la mencionada Circular Externa 100-00016 del 17 de noviembre de 2021, de acuerdo con los 2 últimos dígitos del NIT (sin el dígito de verificación). Las fechas de presentación empiezan el 7 de junio de 2022.
Para mayor información sobre la forma y plazo en los que debe presentarse este reporte, puede consultar la Circular Externa 100-00016 del 17 de noviembre de 2021 de la citada Superintendencia:
a. Adopción de un SAGRILAFT
Están obligadas a adoptar un SAGRILAFT en los términos del numeral 5 del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, las sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjera ubicadas en Colombia sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades, que a 31 de diciembre de 2021 hayan cumplido con los requisitos enunciados a continuación, siempre y cuando no estén vigiladas por otra entidad y tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad.
Las Sociedades que a 31 de diciembre de 2021 adquieran la obligación de implementar el SAGRILAFT de conformidad con lo establecido en esta sección, deberán ponerlo en marcha a más tardar el 31 de mayo del 2022.
b. Adoptar un Régimen de Medidas Mínimas
Están obligadas a adoptar un Régimen de Medidas Mínimas en los términos del numeral 6 del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedad, las sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjera pertenecientes a los siguientes sectores y que cumplan los requisitos enunciados a continuación.
Las Sociedades que a 31 de diciembre de 2021 adquieran la obligación de implementar el Régimen de Medidas Mínimas de conformidad con lo establecido en esta sección, deberán ponerlo en marcha a más tardar el 31 de mayo del 2022.
c. Reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF
Todas las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras obligadas bajo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica en los términos indicados anteriormente deben reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero- UIAF, de manera inmediata, todas las operaciones sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios o actividades (Reporte de Operaciones Sospechosas –“ROS”).
En caso de que transcurra un trimestre sin que la sociedad realice un ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los 10 días calendario siguientes al vencimiento de cada trimestre, deberá presentar un informe de “Ausencia de ROS”, en el SIREL, sistema de reporte en línea administrado por la UIAF, en la forma y términos que correspondan, de acuerdo con los instructivos de esa plataforma.
Para mayor información sobre el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, por favor consultar la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la Superintendencia de Sociedades:
https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf
d. Reportes a la Superintendencia de Sociedades
Todas las sociedades, empresas unipersonales, y sucursales de sociedades extranjeras obligadas bajo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica en los términos indicados anteriormente deben reportar a la Superintendencia de Sociedades, el cumplimiento del programa SAGRILAFT, en los términos y fechas indicadas en la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la misma Superintendencia, esto es:
Todas las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras obligadas bajo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica en los términos indicados anteriormente deben reportar a la Superintendencia de Sociedades, el nombramiento o cambio del Oficial de cumplimiento SAGRILAFT, en los términos de la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la misma Superintendencia, dentro de los 15 días hábiles siguientes a dicho nombramiento o cambio.
El 9 de agosto de 2021 la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-000011 a través de la cual: (i) modificó los criterios para determinar qué empresas están obligadas a implementar un PTEE, y (ii) modificó los requisitos que deben contemplar dichas entidades al implementar un PTEE. Lo anterior, a través de la adición de un Capítulo XIII a la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
a. Empresas obligadas a implementar un PTEE
Con las nuevas modificaciones, se amplió la base de empresas obligadas a implementar un PTEE al (i) reducir los umbrales de ingresos y activos que determinan las sociedades obligadas a implementar un PTEE, (ii) incluir a sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales que, hasta esta modificación no estaban obligadas a implementar un PTEE, e (iii) incluyendo no solo a aquellas entidades sujetas a vigilancia, sino incluso aquellas en estado de inspección, siempre que cumplan ciertos umbrales.
Por otra parte, la circular ha diferenciado entre los Riesgos de Corrupción, y los Riesgos de Soborno Transnacional, de forma que cada tipo de entidad se le asigna la obligación de identificar y evaluar o bien los Riesgos de Corrupción (la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado) o bien los Riesgos de Soborno Transnacional (posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente, dé, ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción Internacional), o podrían cumplir los requisitos que los obligan a cubrir ambos tipos de riesgos.
Así, las entidades obligadas a implementar un PTEE, son las siguientes:
b. Plazo para la implementación
Las empresas que a 31 de diciembre de 2021 hayan cumplido con los requisitos anteriores, deben adoptar su respectivo PTEE a más tardar el 31 de mayo de 2022.
Es de anotar que, si una sociedad ya tenía la obligación de implementar un PTEE, por haber cumplido los requisitos y umbrales establecidos en las normas anteriores, este plazo no aplicaría pues debía haber implementado el PTEE según los plazos establecidos en dichas normas.
c. Informe 52 sobre cumplimiento del PTEE
Todas las empresas obligadas bajo el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica en los términos indicados anteriormente deben reportar a la Superintendencia de Sociedades, el cumplimiento del PTEE, en los términos y fechas indicadas en la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la misma Superintendencia, esto es:
De conformidad con la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, todas las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo cual equivale a aproximadamente COP$3.800.400.000(aprox. US$974,461) para el 2022, y todas las personas jurídicas de naturaleza pública, que traten datos personales en calidad de Responsables bajo el ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, están obligadas a registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Específicamente, deben registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”).
Asimismo, la Superintendencia de Industria y Comercio estableció las siguientes obligaciones relacionadas al RNBD:
En vista de esto, les recordamos que el plazo para informar cualquier queja o reclamo de los Titulares se vence el próximo 15 de febrero de 2022, y el plazo para la actualización anual se vence el próximo 31 de marzo del 2022.
Así, recomendamos a quienes estén obligados a cumplir con dichas obligaciones realizar los trámites correspondientes lo antes posible en aras de evitar investigaciones y sanciones por el incumplimiento de la normativa aplicable al derecho de habeas data.
Si tiene alguna pregunta o necesita nuestra asesoría para estos asuntos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
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