El 9 de julio de 2018, la Dirección de Registro de Personas Jurídicas emitió la circular DPJ-010-2018, mediante la cual se regula la posibilidad de celebrar las asambleas de las sociedades mercantiles por medios electrónicos.

A partir de esta circular, el Registro Nacional brinda la opción de realizar constituciones de sociedades, modificaciones de estatutos y protocolizaciones de asambleas, todo a través de medios tecnológicos, siempre y cuando el pacto constitutivo de la entidad jurídica lo permita y se cumpla además con una serie de requisitos a la hora de celebrar las asambleas.

Para que una asamblea virtual sea válida y ejecutable, se debe garantizar que el medio de comunicación empleado permita que todos los accionistas o cuotistas participantes y el fiscal intervengan, deliberen y decidan entre ellos. La participación por medio electrónico debe ser simultánea, interactiva e integral y debe quedar constancia probatoria ya sea mediante grabaciones o filmaciones.

Siempre y cuando en los libros de la sociedad quede el acta de la asamblea asentada y firmada por el presidente y secretario de la asamblea, y que el notario designado para protocolizar dé fe de estos hechos, el Registro Nacional no consignará la celebración virtual de la asamblea como un defecto de la misma.

Para las personas jurídicas que no cuentan con esta posibilidad en su pacto constitutivo, es posible realizar una asamblea reformando el mismo para adicionar esta alternativa virtual, la cual permitirá más facilidad y agilidad para la toma de acuerdos en aquellas entidades jurídicas en las cuales sus socios, asociados, y/o personeros viven en lugares distintos o lejanos.